湘潭市岳塘区人民检察院湘潭市岳塘区人民检察院档案数字化加工服务项目竞争性磋商公告

（最终以本条更正公告为准）

原采购需求：

*、采购内容及数量：（截止至****年**月**日前本院库存所有档案）

*、服务标准及依据

*、 《中华人民共和国档案法》

*、 《中华人民共和国保守国家秘密法》

*、 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

*、 《档案与文件收集利用条例》

*、 《档案装裱技术规范》（**/***-****）

*、 《纸质档案数字化技术规范（**／* **-****）》

*、 《国家档案局关于进*步推进机关数字档案室建设的意见》

*、 《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》

*、 《检察机关电子版档案数据接收规范及著录要求》

**、 《人民检察院诉讼档案管理办法》

**、 《人民检察院诉讼诉讼文书立卷归档细则》

**、 《人民检察院诉讼档案案卷格式标准》

**、 《人民检察院公益诉讼案卷格式标准》

**、 《人民检察院技术档案管理办法》

**、 《人民检察院检察技术文书材料立卷归档细则》

**、 《电子检务工程电子文书档案元数据》

**、 《电子检务工程电子诉讼档案元数据》

**、 《档案著录规则（**／* **-****）》

**、 《档案数字化光盘标识规范（**／* **-****）》

**、 《档案服务外包工作规范（**／* **-****）》

**、 《档案数字化外包安全管理规范（档办发〔****〕* 号）》

**、 《国家秘密载体印制资质管理办法（国保发〔****〕* 号）》

**、 《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》

*、数字化加工技术要求

我院档案数字化加工主要内容包括：档案交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、条目著录（两级目录数据库、人工著目）、图像质检、格式转换、编目建库、整理装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、消毒、归还上架、数据挂接、数据备份、打印并装订目录册等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。同时，项目建设内容还包含：培训*名干警熟悉档案数字化工作技能、数字化建设项目竣工验收等工作。

*、前期准备

布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订*方《保密协议》。

制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等，制定针对本项目的数据加工标准并提交采购人签字确认。

*、档案的交接

按照《档案著录规则》、《档案服务外包工作规范》、《纸质档案数字化规范》等要求，详细记录本批次档案领取批次号、盒号、案卷号、卷数等相关信息。

移交领取要求如下：

（*）即时对档案、资料进行清点，不允许延后，当天交接的档案，当天必须填写档案出入库登记明细表和分类统计表（按照规定模版填写）。

（*）清点资料时切勿用力翻扯，不允许裸手直接接触资料。

（*）资料清点时必须至少同时有两人在场，不允许单人操作。

（*）清点结果第*时间报送采购人指定的档案管理人员确认、登记，形成双方《档案交接单》。

（*）将借出的档案案卷按照年代、类型与保管期限等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转箱中，并加贴标签注明档案的相关信息，为保证实体档案不出现混淆现象，应于每工作日结束前将同*批次周转箱中档案加工完毕。

*、扫描前整理

根据有关标准和采购人要求对诉讼档案分正、副卷进行排序，不得将正副卷材料混乱，对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统*，档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象，卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不*致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。核对年度、案号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分档案，纸张大小厚薄不*，部分档案发黄发脆，对破损档案征求采购人同意后可进行修补、压整，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，处理后的档案页面规格统*为**幅面大小，所有进行数字化扫描、图像加工处理及档案资料的拆卷、装卷、组盒需恢复原样，档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊，不得出现前后页错装，案卷之间的张页错装以及漏装的情况，文件装订还原准确率达到***％。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购人反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到档案管理系统中，确保电子文件与条目信息***%准确。

*、档案扫描

根据文件档案纸张大小选择使用扫描仪（平板扫描仪、快速扫描仪、书刊扫描仪、图纸扫描仪等）设备，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的清晰度，清晰度不得低于原档案，扫描文件经过图像处理后打印的效果不低于对应的复印效果。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之*以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的*致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到***%。

扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式。

分辨率：分辨率不低于*** ***。当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。

倾斜度：小于*度。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否*致，不*致时应注明具体原因和处理方法。

扫描完成后，应按照档案装订规范进行装订，装订前要对诉讼档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔，并保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗右边和底边整齐。如确需重新打孔，需向采购人申请同意后才可进行。

*、影像处理

对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，在不影响原文、原图、原表的情况下，祛除黑边、黑点、装订孔，适当加深图文颜色，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性*致，适合屏幕显示且打印质量清晰；对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。

对如下档案扫描后要特殊处理：

（*）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；

（*）身份证等各类复印件；

（*）各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；

（*）字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；

（*）其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过*度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。采用平衡功能，调整图像深浅*致。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。对图像进行逐页排列顺序调整。

*、影像质量*检

（*）针对处理后的电子影像进行的质量检查，通过人工对处理完成的影像逐*进行核查后，要求采用专用的图像处理软件检查扫描图像数据信息的完整性、准确性、可用性。

（*）对影像处理环节没处理的黑边、纠斜、污点等进行处理，并进行详细记录，对漏扫、不合要求的扫描影像重新补扫。

*、影像补扫

影像质检过来中核查完成后需要补扫的资料逐*补扫，补扫质量达到品质要求。

*、影像存储  

将扫描完成的图像文件，按照目录表中的序号进行逐条分件，并将扫描的资料对应分成单份资料影像文件。

存储格式：*般采用***格式，提供网络查询的扫描图像和***格式。

*、档案录入、校对

（*）严格按照《档案著录规则》、《档案主题标引规则》、《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》对所有档案资料进行条目录入、校对，文书档案著录格式包括：《案卷级目录数据库结构与著录格式》《文件级目录数据库结构与著录格式*》和《文件级目录数据库结构与著录格式**》*种数据交换格式，诉讼档案著录格式包括：《诉讼档案案卷级目录数据库结构与著录格式》《诉讼档案文件级目录数据库结构与著录格式》等两种格式。

（*）著录字段包括题名、责任者、成文日期、案由、被告人、申诉人、承办人等；

（*）题名著录部分需要进行自拟题名，按要求增加前辍，如犯罪嫌疑人、案由等；

（*）条目著录完成后需要对条目逐*进行校对处理，确保著录信息的准确性；

（*）遇老旧档案资料字体不清晰，繁体字较多，手写字体辨认困难，无法判别的情况下，请示院方处理；

（*）文件中的送达回证、提押证等资料需要精确细分到某人或某单位；案卷级信息错误或信息不全时，需到卷内文件中查找到正确的相关资料，提取信息录入进行著录。

（*）案卷著录信息校对完成后，需重新打印目录进行替换原目录，按要求进行目录汇编、装订成册、归档。

（*）对卷皮破损的案卷重新打印新的卷皮进行替换。

（*）著录信息中涉及到身份证号码或需要到查看文件内容自拟录入的情况，单独计算为*条。

**、电子分件

（*）以纸质档案目录数据库为依据，将电子影像进行电子分件处理，每*份文件创建该份文件的档号文件夹；每*份影像文件中的单个影像命名为该份文件的档号加页号，通过档号的*致性和唯*性，建立起**对应的关联关系。

（*）将分件后的影像转换成***文件，以档号进行命名并单独按要求存放。

（*）档案卷内目录有分件错误的，需根据要求查看卷内文件内容，对卷内文件进行重新排序分件。

（*）文书档案将正文、底稿进行区分管理，单独命名保管。

（*）本项目数据多，电子分件要求采用专业的档案数字化加工系统，确保数据的准确性、完整性和可用性。

**、数据挂接

（*）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行**核查。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应影像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的影像文件。

（*）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描影像的**对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（*）数字化转换过程中形成的目录数据库与影像数据库,通过质检环节确认为合格后，通过专业批量挂接软件上传到档案管理系统中，实现影像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字影像的自动检索，并通过***等技术手段，实现档案的全文检索，要求数据挂接准确率、影像完整性达到***%。

**、数据备份

（*）数据备份的对象为经验收合格后完整的电子文件（***原始影像数据、处理后的***影像数据、合并后的***数据、目录数据）。

（*）在备份前，应仔细验证备份数据的完整性、真实性与可读性，确保可与档案管理系统挂接并提供检索利用。

（*）以档案级蓝光光盘为储存介质刻录*套，全部移交采购人保存。

**、总质检

（*）中标人需建立严格的质量检测体系，对加工的数据（影像质量、条目录入质量、实体档案、装订质量）、备份数据和挂接数据进行认真负责的自检。

（*）对照要归档的纸质文档，确保电子影像与纸质文档数量及排序相符。

（*）确保所有数据达到《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》及档案相关规范要求，质检合格后才能交付采购人进行验收。

**、装订还原

（*）在对档案原件进行扫描、影像处理、影像质检、数据合成后，需要对案卷进行逐卷的装订，档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件原貌。

（*）装订方式为*孔*线，装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、 无遗漏

（*）影响装订的小于 **/*** 的纸张需要侧裱；** 页只装订*侧，按 ** 画幅折叠；大张图纸应先折叠，后装订。

（*）对装订的每本案卷要进行逐页检查，以避免出现实体缺页、次序颠倒等问题。

（*）装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象，将档案卷入盒，需要更换档案盒的在更换新盒后按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

（*）更换备考表、卷皮，修改卷盒信息等。

（*）根据档案年度、类型、保管期限、案卷号等信息进行整理，确保档案的原始性及完整性，保证工作的准确、安全、高效。

**、还卷入库

（*）项目主管根据《档案数字化加工出入库登记册》登记的相关信息，包括还卷时间、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息，按批次对归还的档案实体进行逐卷的清点，确定归还案卷的批次和数量。

（*）项目主管负责对借出的档案实体进行登记（包括出场日期、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息），最后和档案管理人员*起进行签字确认。

（*）档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到库房的全过程；

（*）档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库清单（包括入库日期、档案类型、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和项目主管共同签字确认。

（*）在数据验收合格后，按批次对档案实体进行逐卷清点，并做好移交记录。

**、数据验收

（*）采购人以年度为单位将终检后的电子数据成品提交检察院档案部门进行验收。采购人采用人工校对方式，以抽检方式检查目录数据、影像数据、档案装订的质量。数据抽检的比率不得低于*％。

（*）原则上对电子目录关键字段内空进行***%检查，核对各著录项目是否完整，著录内容是否规范、准确。要求：档号的合格率大于**％；诉讼档案“被告人”姓名录入的合格率要求大于**％；文件页码的准确率要大于**％，不得漏缺页(著录必须与原件*致，若原件有误必须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯*性)。

（*）对扫描图像数据抽检的比率不得低于*％，可由采购人自行调整，抽检合格率应大于**%。图像色彩、分辨率应符合本规定要求，原始图像以***格式保存，利用图像以*** 格式保存。

（*）扫描影像完整性要求***％正确。完整性包括扫描图像的排列顺序准确，不多页少页，保持档案原版原貌等。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，应当重扫。

（*）大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

（*）图像方向端正(** 图像应旋转后保存)，以符合阅读习惯。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等如抽检错误率大于*%，则退回加工部门重新检查并返工，直至全部合格为止。

（*）填写数据验收登记表单，记录验收结果。验收结论必须经过审核、签字后方有效。

**、成果管理

（*）所有数字化加工后的目录数据及电子文件，必须完整无误导入到档案管理系统中或保存在硬盘中，确保查询利用，其中所有的目录数据和电子文件同时用移动硬盘*式两份的方式提交采购人转存。

（*）应及时将数字化加工成果提供利用。数据挂接之前服务方应免费提供*套档案数据查询利用软件。

（*）数字化加工成果只能检察内网上运行，切实做好与*切外网的物理隔离。

（*）电脑硬盘、内存条所有权属采购人所有，扫描结束后电脑硬盘、内存条拆除移交采购人，由采购人等价置换。

*、设备采购技术要求

备注：投标人在阐述货物技术参数投标响应时，应注意招标文件的技术规格中指出的品牌或型号或图片仅起说明作用，并没有任何限制性。投标人在投标中可以选用替代标准、品牌或型号，但这些替代应实质上满足或优于招标文件的要求，如发现严重不符合招标要求或者提供虚假资料等情况，将予以废标。

*、商务要求

*、服务团队：

（*）服务方在项目实施过程中需要提供*支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队人数不少于**人团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。服务方需派遣熟悉档案数字化业务的员工进驻项目组。项目组中至少*-*名员工具有保密资质、至少*-*名员工取得档案岗位证书。项目经理及项目组成员为本公司正式员工。

（*）岗位培训：服务方负责有计划地每季度对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训；采购人可对服务方工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，可要求调换。

（*）服务方应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购人同意。在项目施工中人员变动不得超过**%。

*、设备要求

服务方应根据场地、工期等严格开展工作，以下设备由服务方提供，设备要求如下：

（*）扫描仪：提供满足工作量需要的高速扫描仪和平板扫描仪，数量满足本项目需要。

（*）打印机：提供满足工作量需要的档案盒打印机和普通打印机，数量满足本项目需要。

*、加工管理要求

（*）服务方应建立完善的数字化加工现场管理制度，并在现场张贴制度展板，对于员工的日常工作行为进行严格监管。

（*）组织实施要求：服务方应结合采购人的档案管理制度制定*套符合完成本项目工作实际的档案数字化管理规定及操作流程，以确保档案装订规范、数字化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

（*）作息时间：要求实施每周*天工作日制；上午：*：**-**：**，下午：*：**-*：**（特殊情况应加班完成工作任务，可根据采购人要求对作息时间做适当调整）。工作人员上班时间应佩带工牌。

*、安全管理

①加工用电脑组建独立的局域网,该局域网及扫描现场的计算机及其他设备不能以任何方式连接广域网、检察内网，所有设备外壳均接地屏蔽，严防数据泄密或丢失。所有计算机封闭***接口，在备份数据的计算机上设置密码，每位计算机操作员设置独立的开机密码。可导入导出数据的计算机，应当由采购人档案室保管、利用。

②各项工序产生的数据，均需存入检察院指定的存储器，数字化加工人员不得自行对数据进行拷贝、备份。扫描仪是否具备存储功能，需要中标单位进行检验与说明。

③档案信息数据备份和光盘刻录时应双方在场，刻录机和光盘由检察院指定的专人负责监督使用，所有数据的制作、拷贝、备份和刻录光盘要有严格的登记手续。

④项目完成后应对相关设备进行查毒、杀毒检测，数字化加工单位工作中使用的移动硬盘、*盘等信息存储设备应交采购人保管。

*、质量保证：

（*）中标单位需建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付验收。

（*）中标单位需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。

*、技术支持和售后服务：服务方须提供从项目整体验收合格之日起，提供*年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，服务方负责对其实施的项目提供**小时不间断技术支持服务，全方位响应需求。质保期内，提供免费技术服务，接通知后*小时内响应，*小时内提出解决方案，并最迟在第*个工作日内排除错误，*个工作日内不能解决的，必须安排资深工程师到现场处理，并采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。质保期后，提供终身维护，对材料、服务的提供按当时市场价格进行结算。*年内如因采购人自身系统升级而需要进行档案数据的迁移，需要免费配合系统开发商对数据进行迁移。为故障光盘提供补充刻录服务。

*、项目验收：

（*）乙方应当在合同约定到期前*个工作日内基本完成加工并申请竣工验收，预留时间开展整改或其他收尾工作。采购人在*个工作日内给予回复是否开展验收。

（*）验收内容和方式。项目验收包含但不限于专家验收、项目审计、本项目档案收集整理归档。由采购方组织验收并邀请专家。项目验收不合格，由供应商返工直至合格，有关返工、再行验收、以及给采购人造成的损失等费用由供应商承担。连续两次项目验收不合格的，采购方可以终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的*切损失由中标人承担。

（*）验收标准。合同、招标文件中约定的相关参考文件，若文件中部分条款存在不同表述的，以检察机关相关规定和实际要求为准。

*、其他要求及说明

（*）采购人提供合适的工作场地、及相关项目联络人接洽与中标单位的服务工作。

（*）数字化加工服务过程中，中标单位须提供并布置项目场地的监控，要求监控视频效果清晰，监控范围无死角。并在项目过程中，定期将拷贝的监控视频送至采购人备存归档，直至项目结束。

（*）数字化加工服务设备中，须中标单位自行配备相应的服务设备，包括但不限于电脑、扫描仪以及相关软件。处于保密考虑，服务期限内，中标单位所使用的移动硬盘、*盘、光盘等信息存储设备的所有权属采购人所有，服务结束后使用过的信息存储设备全部移交采购人。

（*）涉密资料的数字化加工服务工作须在采购单位的指定地点及指定设备上完成，并做好保密工作。

（*）如果项目具体实施流程与采购需求流程有偏差，需提前和采购人沟通并以双方签字确认的实施方案作为最终稿来实施。

（*）如果出现双方约定合同之外的其他事项，均以工作联系单的形式获得双方签字确认之后，方可执行。

（*）中标供应商应加强派驻服务人员的安全教育，并对其派驻期间的人身安全负直接责任。

*、服务地点：湘潭市岳塘区人民检察院指定地点。

*、项目合同服务期限：供应商中标后，在接到检察院的入场通知后，*周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，在合同签订之日起***天内完成此项目数字化加工全部工作。

**、设备交货时间：合同签订后，**个工作日内交货并安装调试完毕。

**、付款方式：合同签订后，服务人员、设备进场到位**个工作日内，采购方支付合同金额**%；剩余款项（除质保金外）经竣工验收合格（包括通过专家验收、项目审计、项目档案资料收集归档等），经省财政厅结算评审出具结算报告**个工作日内无息付清（具体支付时间，以财政拨付项目资金到账时间为重要依据），但最终结算总额不能超过合同总金额。结算总金额*%作为质保金自验收合格之日起满*年（无质量、售后及其他经济法律纠纷等问题）**个工作日之内无息支付。

若乙方不能在合同约定期限内完成任务（项目建设、竣工验收、后期整改），导致甲方所得的本项目财政拨款被收回，收回多少则抵扣应付给乙方的多少项目款。

现更正为：

*、采购内容及数量：（截止至****年**月**日前本院库存所有档案）

*、服务标准及依据

**、 《中华人民共和国档案法》

**、 《中华人民共和国保守国家秘密法》

**、 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

**、 《档案与文件收集利用条例》

**、 《档案装裱技术规范》（**/***-****）

**、 《纸质档案数字化技术规范（**／* **-****）》

**、 《国家档案局关于进*步推进机关数字档案室建设的意见》

**、 《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》

**、 《检察机关电子版档案数据接收规范及著录要求》

**、 《人民检察院诉讼档案管理办法》

**、 《人民检察院诉讼诉讼文书立卷归档细则》

**、 《人民检察院诉讼档案案卷格式标准》

**、 《人民检察院公益诉讼案卷格式标准》

**、 《人民检察院技术档案管理办法》

**、 《人民检察院检察技术文书材料立卷归档细则》

**、 《电子检务工程电子文书档案元数据》

**、 《电子检务工程电子诉讼档案元数据》

**、 《档案著录规则（**／* **-****）》

**、 《档案数字化光盘标识规范（**／* **-****）》

**、 《档案服务外包工作规范（**／* **-****）》

**、 《档案数字化外包安全管理规范（档办发〔****〕* 号）》

**、 《国家秘密载体印制资质管理办法（国保发〔****〕* 号）》

**、 《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》

*、数字化加工技术要求

我院档案数字化加工主要内容包括：档案交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、条目著录（两级目录数据库、人工著目）、图像质检、格式转换、编目建库、整理装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、消毒、归还上架、数据挂接、数据备份、打印并装订目录册等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。同时，项目建设内容还包含：培训*名干警熟悉档案数字化工作技能、数字化建设项目竣工验收等工作。

*、前期准备

布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订*方《保密协议》。

制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等，制定针对本项目的数据加工标准并提交采购人签字确认。

*、档案的交接

按照《档案著录规则》、《档案服务外包工作规范》、《纸质档案数字化规范》等要求，详细记录本批次档案领取批次号、盒号、案卷号、卷数等相关信息。

移交领取要求如下：

（*）即时对档案、资料进行清点，不允许延后，当天交接的档案，当天必须填写档案出入库登记明细表和分类统计表（按照规定模版填写）。

（*）清点资料时切勿用力翻扯，不允许裸手直接接触资料。

（*）资料清点时必须至少同时有两人在场，不允许单人操作。

（*）清点结果第*时间报送采购人指定的档案管理人员确认、登记，形成双方《档案交接单》。

（*）将借出的档案案卷按照年代、类型与保管期限等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转箱中，并加贴标签注明档案的相关信息，为保证实体档案不出现混淆现象，应于每工作日结束前将同*批次周转箱中档案加工完毕。

*、扫描前整理

根据有关标准和采购人要求对诉讼档案分正、副卷进行排序，不得将正副卷材料混乱，对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统*，档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象，卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不*致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。核对年度、案号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分档案，纸张大小厚薄不*，部分档案发黄发脆，对破损档案征求采购人同意后可进行修补、压整，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，处理后的档案页面规格统*为**幅面大小，所有进行数字化扫描、图像加工处理及档案资料的拆卷、装卷、组盒需恢复原样，档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊，不得出现前后页错装，案卷之间的张页错装以及漏装的情况，文件装订还原准确率达到***％。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购人反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到档案管理系统中，确保电子文件与条目信息***%准确。

*、档案扫描

根据文件档案纸张大小选择使用扫描仪（平板扫描仪、快速扫描仪、书刊扫描仪、图纸扫描仪等）设备，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的清晰度，清晰度不得低于原档案，扫描文件经过图像处理后打印的效果不低于对应的复印效果。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之*以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的*致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到***%。

扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式。

分辨率：分辨率不低于*** ***。当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。

倾斜度：小于*度。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否*致，不*致时应注明具体原因和处理方法。

扫描完成后，应按照档案装订规范进行装订，装订前要对诉讼档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔，并保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗右边和底边整齐。如确需重新打孔，需向采购人申请同意后才可进行。

*、影像处理

对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，在不影响原文、原图、原表的情况下，祛除黑边、黑点、装订孔，适当加深图文颜色，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性*致，适合屏幕显示且打印质量清晰；对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。

对如下档案扫描后要特殊处理：

（*）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；

（*）身份证等各类复印件；

（*）各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；

（*）字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；

（*）其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过*度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。采用平衡功能，调整图像深浅*致。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。对图像进行逐页排列顺序调整。

*、影像质量*检

（*）针对处理后的电子影像进行的质量检查，通过人工对处理完成的影像逐*进行核查后，要求采用专用的图像处理软件检查扫描图像数据信息的完整性、准确性、可用性。

（*）对影像处理环节没处理的黑边、纠斜、污点等进行处理，并进行详细记录，对漏扫、不合要求的扫描影像重新补扫。

*、影像补扫

影像质检过来中核查完成后需要补扫的资料逐*补扫，补扫质量达到品质要求。

*、影像存储  

将扫描完成的图像文件，按照目录表中的序号进行逐条分件，并将扫描的资料对应分成单份资料影像文件。

存储格式：*般采用***格式，提供网络查询的扫描图像和***格式。

*、档案录入、校对

（*）严格按照《档案著录规则》、《档案主题标引规则》、《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》对所有档案资料进行条目录入、校对，文书档案著录格式包括：《案卷级目录数据库结构与著录格式》《文件级目录数据库结构与著录格式*》和《文件级目录数据库结构与著录格式**》*种数据交换格式，诉讼档案著录格式包括：《诉讼档案案卷级目录数据库结构与著录格式》《诉讼档案文件级目录数据库结构与著录格式》等两种格式。

（*）著录字段包括题名、责任者、成文日期、案由、被告人、申诉人、承办人等；

（*）题名著录部分需要进行自拟题名，按要求增加前辍，如犯罪嫌疑人、案由等；

（*）条目著录完成后需要对条目逐*进行校对处理，确保著录信息的准确性；

（*）遇老旧档案资料字体不清晰，繁体字较多，手写字体辨认困难，无法判别的情况下，请示院方处理；

（*）文件中的送达回证、提押证等资料需要精确细分到某人或某单位；案卷级信息错误或信息不全时，需到卷内文件中查找到正确的相关资料，提取信息录入进行著录。

（*）案卷著录信息校对完成后，需重新打印目录进行替换原目录，按要求进行目录汇编、装订成册、归档。

（*）对卷皮破损的案卷重新打印新的卷皮进行替换。

（*）著录信息中涉及到身份证号码或需要到查看文件内容自拟录入的情况，单独计算为*条。

**、电子分件

（*）以纸质档案目录数据库为依据，将电子影像进行电子分件处理，每*份文件创建该份文件的档号文件夹；每*份影像文件中的单个影像命名为该份文件的档号加页号，通过档号的*致性和唯*性，建立起**对应的关联关系。

（*）将分件后的影像转换成***文件，以档号进行命名并单独按要求存放。

（*）档案卷内目录有分件错误的，需根据要求查看卷内文件内容，对卷内文件进行重新排序分件。

（*）文书档案将正文、底稿进行区分管理，单独命名保管。

（*）本项目数据多，电子分件要求采用专业的档案数字化加工系统，确保数据的准确性、完整性和可用性。

**、数据挂接

（*）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行**核查。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应影像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的影像文件。

（*）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描影像的**对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（*）数字化转换过程中形成的目录数据库与影像数据库,通过质检环节确认为合格后，通过专业批量挂接软件上传到档案管理系统中，实现影像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字影像的自动检索，并通过***等技术手段，实现档案的全文检索，要求数据挂接准确率、影像完整性达到***%。

**、数据备份

（*）数据备份的对象为经验收合格后完整的电子文件（***原始影像数据、处理后的***影像数据、合并后的***数据、目录数据）。

（*）在备份前，应仔细验证备份数据的完整性、真实性与可读性，确保可与档案管理系统挂接并提供检索利用。

（*）以档案级蓝光光盘为储存介质刻录*套，全部移交采购人保存。

**、总质检

（*）中标人需建立严格的质量检测体系，对加工的数据（影像质量、条目录入质量、实体档案、装订质量）、备份数据和挂接数据进行认真负责的自检。

（*）对照要归档的纸质文档，确保电子影像与纸质文档数量及排序相符。

（*）确保所有数据达到《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》及档案相关规范要求，质检合格后才能交付采购人进行验收。

**、装订还原

（*）在对档案原件进行扫描、影像处理、影像质检、数据合成后，需要对案卷进行逐卷的装订，档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件原貌。

（*）装订方式为*孔*线，装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、 无遗漏

（*）影响装订的小于 **/*** 的纸张需要侧裱；** 页只装订*侧，按 ** 画幅折叠；大张图纸应先折叠，后装订。

（*）对装订的每本案卷要进行逐页检查，以避免出现实体缺页、次序颠倒等问题。

（*）装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象，将档案卷入盒，需要更换档案盒的在更换新盒后按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

（*）更换备考表、卷皮，修改卷盒信息等。

（*）根据档案年度、类型、保管期限、案卷号等信息进行整理，确保档案的原始性及完整性，保证工作的准确、安全、高效。

**、还卷入库

（*）入库前，成交供应商负责开展档案消毒。项目主管根据《档案数字化加工出入库登记册》登记的相关信息，包括还卷时间、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息，按批次对归还的档案实体进行逐卷的清点，确定归还案卷的批次和数量。

（*）项目主管负责对借出的档案实体进行登记（包括出场日期、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息），最后和档案管理人员*起进行签字确认。

（*）档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到库房的全过程；

（*）档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库清单（包括入库日期、档案类型、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和项目主管共同签字确认。

（*）在数据验收合格后，按批次对档案实体进行逐卷清点，并做好移交记录。

**、数据验收

（*）采购人以年度为单位将终检后的电子数据成品提交检察院档案部门进行验收。采购人采用人工校对方式，以抽检方式检查目录数据、影像数据、档案装订的质量。数据抽检的比率不得低于*％。

（*）原则上对电子目录关键字段内空进行***%检查，核对各著录项目是否完整，著录内容是否规范、准确。要求：档号的合格率大于***％；诉讼档案“被告人”姓名录入的合格率要求大于***％；文件页码的准确率要大于***％，不得漏缺页(著录必须与原件*致，若原件有误必须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯*性)。

（*）对扫描图像数据抽检的比率不得低于*％，可由采购人自行调整，抽检合格率应大于***%。图像色彩、分辨率应符合本规定要求，原始图像以***格式保存，利用图像以*** 格式保存。

（*）扫描影像完整性要求***％正确。完整性包括扫描图像的排列顺序准确，不多页少页，保持档案原版原貌等。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，应当重扫。

（*）大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

（*）图像方向端正(** 图像应旋转后保存)，以符合阅读习惯。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等如抽检错误率大于*%，则退回加工部门重新检查并返工，直至全部合格为止。

（*）填写数据验收登记表单，记录验收结果。验收结论必须经过审核、签字后方有效。

**、成果管理

（*）所有数字化加工后的目录数据及电子文件，必须完整无误导入到档案管理系统中或保存在硬盘中，确保查询利用，其中所有的目录数据和电子文件同时用移动硬盘*式两份的方式提交采购人转存。

（*）应及时将数字化加工成果提供利用。数据挂接之前服务方应免费提供*套档案数据查询利用软件。

（*）数字化加工成果只能检察内网上运行，切实做好与*切外网的物理隔离。

（*）电脑硬盘、内存条所有权属采购人所有，扫描结束后电脑硬盘、内存条拆除移交采购人，由采购人等价置换。

*、设备采购技术要求

备注：投标人在阐述货物技术参数投标响应时，应注意招标文件的技术规格中指出的品牌或型号或图片仅起说明作用，并没有任何限制性。投标人在投标中可以选用替代标准、品牌或型号，但这些替代应实质上满足或优于招标文件的要求，如发现严重不符合招标要求或者提供虚假资料等情况，将予以废标。

*、商务要求

*、服务团队：

（*）服务方在项目实施过程中需要提供*支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队人数不少于**人，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。服务方需派遣熟悉档案数字化业务的员工进驻项目组。项目组中至少*-*名员工具有保密资质、至少*-*名员工取得档案岗位证书。项目经理及项目组成员为本公司正式员工。

（*）岗位培训：服务方负责有计划地每季度对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训；采购人可对服务方工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，可要求调换。

（*）服务方应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购人同意。在项目施工中人员变动不得超过**%。

*、设备要求

服务方应根据场地、工期等严格开展工作，以下设备由服务方提供，设备要求如下：

（*）扫描仪：提供满足工作量需要的高速扫描仪和平板扫描仪，数量满足本项目需要。

（*）打印机：提供满足工作量需要的档案盒打印机和普通打印机，数量满足本项目需要。

*、加工管理要求

（*）服务方应建立完善的数字化加工现场管理制度，并在现场张贴制度展板，对于员工的日常工作行为进行严格监管。

（*）组织实施要求：服务方应结合采购人的档案管理制度制定*套符合完成本项目工作实际的档案数字化管理规定及操作流程，以确保档案装订规范、数字化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

（*）作息时间：每周工作天数不低于国家工作日天数，每天至少工作*小时。工作人员上班时间应佩带工牌。

*、安全管理

①加工用电脑组建独立的局域网,该局域网及扫描现场的计算机及其他设备不能以任何方式连接广域网、检察内网，所有设备外壳均接地屏蔽，严防数据泄密或丢失。所有计算机封闭***接口，在备份数据的计算机上设置密码，每位计算机操作员设置独立的开机密码。可导入导出数据的计算机，应当由采购人档案室保管、利用。

②各项工序产生的数据，均需存入检察院指定的存储器，数字化加工人员不得自行对数据进行拷贝、备份。扫描仪是否具备存储功能，需要中标单位进行检验与说明。

③档案信息数据备份和光盘刻录时应双方在场，刻录机和光盘由检察院指定的专人负责监督使用，所有数据的制作、拷贝、备份和刻录光盘要有严格的登记手续。

④项目完成后应对相关设备进行查毒、杀毒检测，数字化加工单位工作中使用的移动硬盘、*盘等信息存储设备应交采购人保管。

*、质量保证：

（*）中标单位需建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付验收。

（*）中标单位需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。

*、技术支持和售后服务：服务方须提供从项目整体验收合格之日起，提供*年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，服务方负责对其实施的项目提供**小时不间断技术支持服务，全方位响应需求。质保期内，提供免费技术服务，接通知后*小时内响应，*小时内提出解决方案，并最迟在第*个工作日内排除错误，*个工作日内不能解决的，必须安排资深工程师到现场处理，并采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。质保期后，提供终身维护，对材料、服务的提供按当时市场价格进行结算。*年内如因采购人自身系统升级而需要进行档案数据的迁移，需要免费配合系统开发商对数据进行迁移。为故障光盘提供补充刻录服务。

*、项目验收：

（*）乙方应当在合同约定到期前*个工作日内基本完成加工并申请竣工验收，预留时间开展整改或其他收尾工作。采购人在*个工作日内给予回复是否开展验收。

（*）验收内容和方式。项目验收包含但不限于专家验收、项目审计、本项目档案收集整理归档。由采购方组织验收并邀请专家。项目验收不合格，由供应商返工直至合格，有关返工、再行验收、以及给采购人造成的损失等费用由供应商承担。连续两次项目验收不合格的，采购方可以终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的*切损失由中标人承担。

（*）验收标准。合同、招标文件中约定的相关参考文件，若文件中部分条款存在不同表述的，以检察机关相关规定和实际要求为准。

*、其他要求及说明

（*）采购人提供合适的工作场地、及相关项目联络人接洽与中标单位的服务工作。

（*）数字化加工服务过程中，中标单位须提供并布置项目场地的监控，要求监控视频效果清晰，监控范围无死角。并在项目过程中，定期将拷贝的监控视频送至采购人备存归档，直至项目结束。

（*）数字化加工服务设备中，须中标单位自行配备相应的服务设备，包括但不限于电脑、扫描仪以及相关软件。处于保密考虑，服务期限内，中标单位所使用的移动硬盘、*盘、光盘等信息存储设备的所有权属采购人所有，服务结束后使用过的信息存储设备全部移交采购人。

（*）涉密资料的数字化加工服务工作须在采购单位的指定地点及指定设备上完成，并做好保密工作。

（*）如果项目具体实施流程与采购需求流程有偏差，需提前和采购人沟通并以双方签字确认的实施方案作为最终稿来实施。

（*）如果出现双方约定合同之外的其他事项，均以工作联系单的形式获得双方签字确认之后，方可执行。

（*）中标供应商应加强派驻服务人员的安全教育，并对其派驻期间的人身安全负直接责任。

*、服务地点：湘潭市岳塘区人民检察院指定地点。

*、项目合同服务期限：供应商中标后，在接到检察院的入场通知后，*周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，在合同签订之日起***天内完成此项目数字化加工全部工作。

**、设备交货时间：合同签订后，**个工作日内交货并安装调试完毕。

**、付款方式：合同签订后，服务人员、设备进场到位**个工作日内，采购方支付合同金额**%；完成项目建设内容**%，及时支付合同金额**%；剩余款项（除质保金外）经竣工验收合格（包括通过专家验收、项目审计、项目档案资料收集归档等），**个工作日内无息付清。具体支付时间，以财政拨付项目资金到账时间为重要依据，最终结算总额不能超过合同总金额。结算总金额*%作为质保金自验收合格之日起满*年（无质量、售后及其他经济法律纠纷等问题）**个工作日之内无息支付。

若乙方不能在合同约定期限内完成任务（项目建设、竣工验收、后期整改），导致甲方所得的本项目财政拨款被收回，收回多少则抵扣应付给乙方的多少项目款。