宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理合同公告

*、分项价格表

项目名称：**********年-****年婚姻登记历史档案整理项目；政府采购编号：****-************；委托代理编号：***************。

包号： 金额单位：元

备注：以上报价包括所有装具费、运费、培训费、整理费、税费等*切费用，不再向甲方收取其他任何费用。

报价金额合计：小写：￥******.** 大写：*拾*万*仟*佰*拾*元*角*分 。

供应商名称： ************(盖章)

法定代表人或其委托代理人签字：

日 期：**** 年*月**日

服务方案说明

*.*档案扫描加工总体流程图,如下所示：

主要工序简要说明如下：

*、调档交接：加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（按数字化加工计划分批次提取），并与******指定的专人做好清点交接工作，根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

*、档案前处理：扫描之前，对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实，拆除装订物，按要求区分扫描件和非扫描件，编制页码，并对特殊原件做相应处理，以保证顺利通过扫描。扫描完成之后，将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，发现不合格的数据进行修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不*致，要求重新进行整理，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

*、条目著录：根据******要求和需求进行数字化建库与著录工作，我司将做到在录入数据的同时做好校对工作，对目录建库成果进行自检，自检合格后递交客户审核、验收，同时填写验收登记表单。

*、档案扫描：扫描操作员将整理好的档案原件，首先根据纸张状况和工作任务进行扫描，然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作，处理后的图像以******规定的文件格式保存。

*、图像处理：对需要处理的图像，采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理（旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作）、专业处理（旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等）、字迹处理（局部减淡、局部加粗、去污去噪），以保证图像质量。

*、文件存储：对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的***、多页的****格式，选择***** *压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及***文件转换，使其形成*个与卷内实体文件**对应的单个图像文件，这样挂接利用就更为方便。

*、数据挂接：分别对目录数据和全文数据进行分批处理导入采购方指定的世纪科怡、中信档案管理系统，将档案扫描图像和对应目录进行挂接，建立图像文件与档案目录的对应关系。

*、数据验收：参照******提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

*、数据备份：我司对加工后的档案自检后，提交给客户验收，验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用，按目录刻盘，生成光盘索引目录和光盘卷标，保证光盘刻录和光盘数据质量。

**、装订移交：将档案原件按原始状态装订成册，不能复原的，应在登记表中说明情由，确保无误之后将验收合格的全部成品数据以***光盘（*式*份）为载体移交给开******。

对图像处理的理解

*难点说明

图像处理环节中采用数字化成果图像处理工具软件处理的，并具有自动去污、去黑边、裁边，小角度纠偏等功能。

*解决方案

我司将针对电子图像数据，使用数字化加工管理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密。保证电子图像居中、清晰、端正。

（*）旋转

将倒置、横置的图像文件通过旋转***°或**°来还原正常方向，以保证正常的阅读习惯。

（*）纠偏

影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转。图像偏度不得大于*.*度。

（*）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理，处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则，包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。自动去污*般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

（*）图像修复

修复的效果以图像不失真，效果清晰完整为准，在著录目录数据库时，应加注“图像修复”。

（*）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，拼接工作在图像处理节点进行，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（*）裁边处理

进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（*）字迹洇透

采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不*时，采用平衡功能，调整图像深浅*致。

（*）格式转换

对图像格式进行批量/转换，导入和导出。将单页****格式影像文件直接转换为***文件格式；多页****格式影像文件将其合成后转换为***格式文件；转换后的影像文件与纸质档案顺序*致。

（*）消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

（**）去除黑边：系统可以根据每*批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

（**）去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容，采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

（**）尺寸调整

对于图像尺寸不*致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、*致。

（**）色彩调节

针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

（**）图片合页

对于同*页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同*页中来，但其效果并不同拼接。

保证的理解

*难点说明

档案数字化加工是*项人为且批量生产的工作，需要经过严格的质检，但也不能保证百分百的正确或规范，因此在数字化加工项目中，对数字化成果质量保证提出高要求。

*解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系，对加工完成的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，当我司自检合格后，相关加工成果递交******验收。

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序，逐*进行审核，分项目验收。

ü案卷分卷排序：卷号编制须***%正确。

ü编页：编页出现漏、重、跳号等错误；编页位置错误；书写页码过大过小，字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题：标题差错率不得高于*‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之*的，均计错。退回重做。

ü卷内文件排序：同*份文件前后分开放置、文件夹在文件中间的，退回重做。计错。

ü重份档案的处理：大量重份档案未在备考表或目录中标明，退回重做。计错。

ü档案保护性处理：差错率不得高于*‰。有下列情况之*的，均计错。①锈变金属（如大头针、回形针）或以往利用过程中夹杂在卷（包、盒）内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷：将档案逐卷装入封皮，出现串卷、张冠李戴，退回重做。计错。

ü备考表：凡应填项出现空项，或未按标准填写，退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目：根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括：档号、标题、时间、实体状况（语种、页数、残破情况）。著录差错率不得高于*‰。有下列情况之*，均计错。①档号：未按整理方案要求书写。②标题：标题内容错漏（含错别字）。③时间：时间换算或书写错误。④档案实体状况：漏填或未按要求填写。

ü书写要求：备考表等有书写内容的，如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的，退回整理者重做。计错。差错率不得高于*‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制，以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过*.*‰，凡超过者，按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过*‰。凡超过者，按批次退回自查重做。

ü对于退回返工的档案，须在改正之后，重新提交送审。

*难点说明

由于本项目需要扫描的档案纸张类型和要求的质量不*，因此在档案扫描过程中，需要根据档案纸张幅面大小和纸张状况，选择相应的扫描仪。在档案数字化加工过程中，还需要对可能涉及的不同纸张，采取的不同档案扫描方式及处理工艺。

*解决方案

我司将提供高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，其中大幅面档案将采用大幅面扫描仪。针对不同纸张我司还将采取不同扫描及处理方法，具体如下所示：

*、普通纸张

针对普通纸张的扫描，扫描加工人员将根据纸张幅面大小，选择对应幅面的平板扫描仪扫描即可。

*、较薄、易碎的纸张

对于如信纸、便笺纸等较薄、易碎的纸张，将严格采用平板扫描仪进行扫描，扫描时轻拿轻放，严禁对纸张造成损害。较薄的纸张扫描时在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物进行扫描。

*、字迹较浅或模糊纸张

对于字迹较浅或模糊的纸张，如：铅笔、圆珠笔字迹等，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

*、脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

对于脏乱的档案，扫描员要先观察污染情况，对可清除的污染物，进行清除后进行扫描；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。对字形弯曲、版面较偏的纸张，可通过扫描软件根据倾斜情况进行自动或手动调整，改变倾斜度。

*、领导签名稿

领导签名稿*般为手写文件，扫描时需要注意通过增加分辨率、提高对比度等措施确保扫描件的清晰度。

*、底色较深的纸张

对于底色较深的纸张，如草浆纸、油印纸等，可通过增加亮度，使底色变浅，并通过增加对比度使字变黑，以保证扫描件的清晰度。

*、不规则纸张

对于不规则的纸张，小幅面根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，对于大于**幅面的档案，采用大幅面扫描仪进行扫描。

*、不拆卷档案

对于不宜拆卷的尽量使用非接触扫描仪扫描，扫描时保证档案原件的安全。

*、彩色页

扫描为全彩色扫描，所以彩色页将根据实际情况，酌情提高分辨率即可。

*难点说明

对于部分历史档案由于保存时间较长，纸质状况不*样，会出现部分档案破损需要修复的情况，因为档案是历史的真实记录，每*张档案都是唯*的，在修复过程中要遵循保护档案原貌的原则，档案上原有的字迹、符号、标记等不得随意变动和丢弃，因此档案整理过程中可能存在的档案裱糊修复需求，这对档案数字化加工人员的专业技能提出相当高的要求。

*解决方案

我司具备专业的档案修复团队，具备相关档案修复经验。为了保证破损档案能恢复原来的面目，在保存和利用中发挥作用，修复档案时要*定要保持文件的面貌；修复工作不能弄脏档案文件；修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用；修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说，修复好的档案在使用中损坏后，仍可以再次修复。

我司修复工作总体思路，如下所示：

*、有利于档案制成材料耐久性，所应用的修复技术不仅在短期内能改善档案制成材料的情况，而且要长期有利于制成材料的耐久性；所应用的修复材料对档案不能有丝毫损害。

*、尽量保持档案原貌，所应用的修复技术不能损害信息的历史痕迹的真实性和凭证性，不能丢掉片纸只字，不能任意涂改填写。

*、应用的修复方法需经过多次科学实验，确有把握才能进行修复。

我司遵循的修复原则，如下所示：

*、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命。　　

*、保持档案原貌。

*、档案修复应具有可逆性。档案修复的技术方法应不仅可以加固档案，而且在需要时能够复原。

*、针对档案案卷的具体情况,可采用托裱加固的方法，修裱加固后的档案文件材料应达到能完整打开并完整展示全部信息的要求 。

*、修复前需拍照、留档、并制作光盘，提供给客户。

*.*档案整理与数字化加工设备汇总表

为确保本项目的顺利实施和档案实体的安全，我司将提供的加工设备汇总情况，如下所示：

*.*档案数字化登记表

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。对破损、缺角、及特殊纸张进行详细登记。其登记表格式如下：

纸质档案数字化领用登记表

*.*档案扫描加工总体流程图,如下所示：

主要工序简要说明如下：

*、调档交接：加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（按数字化加工计划分批次提取），并与******指定的专人做好清点交接工作，根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

*、档案前处理：扫描之前，对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实，拆除装订物，按要求区分扫描件和非扫描件，编制页码，并对特殊原件做相应处理，以保证顺利通过扫描。扫描完成之后，将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，发现不合格的数据进行修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不*致，要求重新进行整理，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

*、条目著录：根据******要求和需求进行数字化建库与著录工作，我司将做到在录入数据的同时做好校对工作，对目录建库成果进行自检，自检合格后递交客户审核、验收，同时填写验收登记表单。

*、档案扫描：扫描操作员将整理好的档案原件，首先根据纸张状况和工作任务进行扫描，然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作，处理后的图像以******规定的文件格式保存。

*、图像处理：对需要处理的图像，采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理（旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作）、专业处理（旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等）、字迹处理（局部减淡、局部加粗、去污去噪），以保证图像质量。

*、文件存储：对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的***、多页的****格式，选择***** *压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及***文件转换，使其形成*个与卷内实体文件**对应的单个图像文件，这样挂接利用就更为方便。

*、数据挂接：分别对目录数据和全文数据进行分批处理导入采购方指定的世纪科怡、中信档案管理系统，将档案扫描图像和对应目录进行挂接，建立图像文件与档案目录的对应关系。

*、数据验收：参照******提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

*、数据备份：我司对加工后的档案自检后，提交给客户验收，验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用，按目录刻盘，生成光盘索引目录和光盘卷标，保证光盘刻录和光盘数据质量。

**、装订移交：将档案原件按原始状态装订成册，不能复原的，应在登记表中说明情由，确保无误之后将验收合格的全部成品数据以***光盘（*式*份）为载体移交给开******。

对图像处理的理解

*难点说明

图像处理环节中采用数字化成果图像处理工具软件处理的，并具有自动去污、去黑边、裁边，小角度纠偏等功能。

*解决方案

我司将针对电子图像数据，使用数字化加工管理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密。保证电子图像居中、清晰、端正。

（*）旋转

将倒置、横置的图像文件通过旋转***°或**°来还原正常方向，以保证正常的阅读习惯。

（*）纠偏

影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转。图像偏度不得大于*.*度。

（*）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理，处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则，包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。自动去污*般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

（*）图像修复

修复的效果以图像不失真，效果清晰完整为准，在著录目录数据库时，应加注“图像修复”。

（*）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，拼接工作在图像处理节点进行，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（*）裁边处理

进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（*）字迹洇透

采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不*时，采用平衡功能，调整图像深浅*致。

（*）格式转换

对图像格式进行批量/转换，导入和导出。将单页****格式影像文件直接转换为***文件格式；多页****格式影像文件将其合成后转换为***格式文件；转换后的影像文件与纸质档案顺序*致。

（*）消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

（**）去除黑边：系统可以根据每*批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

（**）去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容，采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

（**）尺寸调整

对于图像尺寸不*致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、*致。

（**）色彩调节

针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

（**）图片合页

对于同*页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同*页中来，但其效果并不同拼接。

保证的理解

*难点说明

档案数字化加工是*项人为且批量生产的工作，需要经过严格的质检，但也不能保证百分百的正确或规范，因此在数字化加工项目中，对数字化成果质量保证提出高要求。

*解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系，对加工完成的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，当我司自检合格后，相关加工成果递交******验收。

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序，逐*进行审核，分项目验收。

ü案卷分卷排序：卷号编制须***%正确。

ü编页：编页出现漏、重、跳号等错误；编页位置错误；书写页码过大过小，字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题：标题差错率不得高于*‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之*的，均计错。退回重做。

ü卷内文件排序：同*份文件前后分开放置、文件夹在文件中间的，退回重做。计错。

ü重份档案的处理：大量重份档案未在备考表或目录中标明，退回重做。计错。

ü档案保护性处理：差错率不得高于*‰。有下列情况之*的，均计错。①锈变金属（如大头针、回形针）或以往利用过程中夹杂在卷（包、盒）内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷：将档案逐卷装入封皮，出现串卷、张冠李戴，退回重做。计错。

ü备考表：凡应填项出现空项，或未按标准填写，退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目：根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括：档号、标题、时间、实体状况（语种、页数、残破情况）。著录差错率不得高于*‰。有下列情况之*，均计错。①档号：未按整理方案要求书写。②标题：标题内容错漏（含错别字）。③时间：时间换算或书写错误。④档案实体状况：漏填或未按要求填写。

ü书写要求：备考表等有书写内容的，如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的，退回整理者重做。计错。差错率不得高于*‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制，以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过*.*‰，凡超过者，按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过*‰。凡超过者，按批次退回自查重做。

ü对于退回返工的档案，须在改正之后，重新提交送审。

*难点说明

由于本项目需要扫描的档案纸张类型和要求的质量不*，因此在档案扫描过程中，需要根据档案纸张幅面大小和纸张状况，选择相应的扫描仪。在档案数字化加工过程中，还需要对可能涉及的不同纸张，采取的不同档案扫描方式及处理工艺。

*解决方案

我司将提供高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，其中大幅面档案将采用大幅面扫描仪。针对不同纸张我司还将采取不同扫描及处理方法，具体如下所示：

*、普通纸张

针对普通纸张的扫描，扫描加工人员将根据纸张幅面大小，选择对应幅面的平板扫描仪扫描即可。

*、较薄、易碎的纸张

对于如信纸、便笺纸等较薄、易碎的纸张，将严格采用平板扫描仪进行扫描，扫描时轻拿轻放，严禁对纸张造成损害。较薄的纸张扫描时在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物进行扫描。

*、字迹较浅或模糊纸张

对于字迹较浅或模糊的纸张，如：铅笔、圆珠笔字迹等，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

*、脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

对于脏乱的档案，扫描员要先观察污染情况，对可清除的污染物，进行清除后进行扫描；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。对字形弯曲、版面较偏的纸张，可通过扫描软件根据倾斜情况进行自动或手动调整，改变倾斜度。

*、领导签名稿

领导签名稿*般为手写文件，扫描时需要注意通过增加分辨率、提高对比度等措施确保扫描件的清晰度。

*、底色较深的纸张

对于底色较深的纸张，如草浆纸、油印纸等，可通过增加亮度，使底色变浅，并通过增加对比度使字变黑，以保证扫描件的清晰度。

*、不规则纸张

对于不规则的纸张，小幅面根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，对于大于**幅面的档案，采用大幅面扫描仪进行扫描。

*、不拆卷档案

对于不宜拆卷的尽量使用非接触扫描仪扫描，扫描时保证档案原件的安全。

*、彩色页

扫描为全彩色扫描，所以彩色页将根据实际情况，酌情提高分辨率即可。

*难点说明

对于部分历史档案由于保存时间较长，纸质状况不*样，会出现部分档案破损需要修复的情况，因为档案是历史的真实记录，每*张档案都是唯*的，在修复过程中要遵循保护档案原貌的原则，档案上原有的字迹、符号、标记等不得随意变动和丢弃，因此档案整理过程中可能存在的档案裱糊修复需求，这对档案数字化加工人员的专业技能提出相当高的要求。

*解决方案

我司具备专业的档案修复团队，具备相关档案修复经验。为了保证破损档案能恢复原来的面目，在保存和利用中发挥作用，修复档案时要*定要保持文件的面貌；修复工作不能弄脏档案文件；修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用；修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说，修复好的档案在使用中损坏后，仍可以再次修复。

我司修复工作总体思路，如下所示：

*、有利于档案制成材料耐久性，所应用的修复技术不仅在短期内能改善档案制成材料的情况，而且要长期有利于制成材料的耐久性；所应用的修复材料对档案不能有丝毫损害。

*、尽量保持档案原貌，所应用的修复技术不能损害信息的历史痕迹的真实性和凭证性，不能丢掉片纸只字，不能任意涂改填写。

*、应用的修复方法需经过多次科学实验，确有把握才能进行修复。

我司遵循的修复原则，如下所示：

*、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命。　　

*、保持档案原貌。

*、档案修复应具有可逆性。档案修复的技术方法应不仅可以加固档案，而且在需要时能够复原。

*、针对档案案卷的具体情况,可采用托裱加固的方法，修裱加固后的档案文件材料应达到能完整打开并完整展示全部信息的要求 。

*、修复前需拍照、留档、并制作光盘，提供给客户。

*.*档案整理与数字化加工设备汇总表

为确保本项目的顺利实施和档案实体的安全，我司将提供的加工设备汇总情况，如下所示：

*.*档案数字化登记表

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。对破损、缺角、及特殊纸张进行详细登记。其登记表格式如下：

纸质档案数字化领用登记表

针对服务内容为****************年-****年婚姻登记历史档案整理项目项目[政府采购编号：****-************；委托代理编号：***************]其综合档案室婚姻档案（****-****）分类整理、目录录入修正，纸质档案进行数字化、培训等工作，制定服务方案。

（*）、制定婚姻档案材料收集范围和保管期限表

制定与完善******婚姻档案整理材料收集范围与保管期限表，婚姻档案的鉴定工作严格按照该表来进行材料收集与保管期限有确定，以确保归档材料收得完整理，保管期限鉴定准确。

（*）、婚姻档案整理的原则

*、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法：（*）婚姻登记材料按照年度归档。（*）*对当事人婚姻登记材料组成*卷。（*）卷内材料分别按照本办法第*、*、*、*条规定的顺序排列。（*）以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。（*）按本办法第*条的规定对案卷进行分类，并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。（*）在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。注：*、号：档案馆给立档单位编制的代号。*、年度：案卷的所属年度。*、室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“*”开始标注。*、馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。*、页数：卷内材料有文字的页面数。（*）按室编卷号的顺序将装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。注：*、档案盒封面应标明名称和婚姻登记处名称。*、档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第*份案卷和最后*份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。*、备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。（*）按类别分别编制目录。（*）每年的目录加封面后装订成册，，并编制目录号。

*、婚姻登记材料的归档要求：（*）当年的婚姻登记材料应当在次年的*月**日前完成立卷归档；（*）归档的婚姻登记材料必须齐全完整，案卷规范、整齐，复印件*律使用**规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰；（*）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用或钢笔填写；婚姻登记档案目录应当打印；备考表和*律使用**规格纸张。注：使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件，应当与纸质文件*并归档，归档要求参照（**/******-****）。

*、立档单位应对归档文件进行科学分类，同*全宗应保持分类方案的*致性和稳定性。归档文件*般采用年度-保管期限方法进行*级分类。

*、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯*性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为：全宗号-年度*保管期限-盒号-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。

档号按照以下要求编制：

*)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用*位数字或者字母与数字的结合标识，按照**/* **-****编制。

*)件号：件号是单件归档文件在分类方案最低*级类目内的排列顺序号，用*位阿拉伯数字标识，不足*位的，前面用“*”补足，如“****”。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项。

*编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便干检索。

归档文件应逐件编目。来文与复文作为*件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证、婚姻登记类型、婚姻登记字号、日期、页数、备注等项目。

*)序号：填写归档文件顺序号。

*)档号：档号按照*.*.*-*.*.*编制。

*)文号：婚姻登记字号。

*)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

*)题名：应录入男方姓名、女方姓名。

*)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如********。

*)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

*)页数：每*件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为*页。

*)备注：注释文件需说明的情况。

*装订

纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架。

*修整

*)归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

*)归档文件已破损的，应按照**/* **-****予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

*)对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

*装订

归档文件*般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持*致，不同期限的装订方式应相对统*。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订；永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同*个档案盒。

档案盒

*)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为***********(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为****．****、****、****等（见附录*图**）。

*)档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录*图**、图**）。其中，起止件号填写盒内第*件文件和最后*件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录*）。

*)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

*)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

*)整理日期：归档文件整理完成日期。

*)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

*)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案*致，排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度*机构（问题）*保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

归档文件按年度*保管期限*机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

档案盒样式及格式如下：

核对文件目录信息，对著录的数据，按照《档案著录规则》（**/***）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的男方姓名、女方姓名、婚姻登记字号、男方身份证号、女方身份证号、责任者、归档年度和页数等，应进行修改。

室藏档案全文数字化处理工作开始前，必须先建规范的目录体系。达到国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》（**/* *****-****）的要求。按照湖南省档案局的要求，档案目录数字化必须达到以下各类文书档案信息表著录字段标准。

表名：*****_****

*.*档案整理总体流程图

如下所示：

主要工序简要说明，如下：

*.档案提调：从档案库房提取需要进行数字化前整理的档案原件到加工现场（根据工作进度领取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案的卷（宗）数，不出现遗漏登记或重复登记。

*.分卷顺号：整理人员将卷（包、盒）打开，按照******的要求，对全宗内案卷进行案卷级基础保管单位(以下简称“卷”)的分卷顺号，并赋予每“卷”档案*个唯*的卷号；对原案卷“*卷多宗”的情况，应依据档案内容和实体厚薄情况，或分或并，化宗为卷，重新编列案卷号，即消灭多宗现象；准确地统计全宗内“卷”的数量。

*.档案立卷：档案立卷人员对档案进行拟写案卷标题、卷内文件排序、处理重份档案、填写备考表、案卷包装等整理操作，并做好档案立卷的登记工作。

*.立卷质检：对立卷环节进行复核，确保立卷质量，保证符合******的整理质量要求。

*.卷内秩序固定：将立卷环节已经排好顺序的档案，按照阅读顺序进行页码编制；将重份档案页码在备考表中进行登记；打印粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴无误。

*.卷内秩序固定质检：对卷内秩序固定环节的页码编制进行核对质检，确保页码编制的质量，保证复核******的页码编页质量要求。

*.编制目录条目：目录著录人员对所整理档案进行案卷级秩序目录条目的著录，形成案卷级电子版和纸质簿式目录各*套。

*.质检验收：******质检人员按照合同所规定的质量标准，对整理完成的成品进行抽检，抽检比率不低于**%，差错率超过质量标准的退回返工。

*.档案还库：质检验收通过后，我司档案交接人员在整理场地指定地点向******工作人员移交整理完成的档案和秩序目录（纸质和电子版各*套），情况无误后双方共同签署《档案还库移交单》，我方档案交接人员协助******档案提调组人员将档案归还至库房。

婚姻档案整理方法

—序号：填写同*个盒内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“*”起依次标注。

文件编号（或文号）：填写婚姻登记字号的原始编号。

责任者：填写文件的直接形成单位（也就是编制单位）或主要责任者，*般填法人单位名称。

文件题名：填写文件标题的全称。该题名包括男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证。

日期：是指文件的形成日期。具体填写日期应用*位阿拉伯数字。年度用*位数，月、日各用*位数表示，示例：********。

页数：填写每*件文件的页数。

备注：对每对婚姻登记文件的变化进行说明。

*.*.*卷内备考表

*.*.*档案卷内备考表的要素包括：档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录*。

*.*、编制案卷封面

*.*.*婚姻档案的封面内容，均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。*律用激光打印机制作卷内案卷软封面，排列在卷内文件目录之前。

*.*.*案卷封面内容组成及填写

*.*.*.*档号:见*.*.*。

*.*.*.*保管期限：按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

*.*.*.*密级:填写本卷内的最高密级。

*.*、装订案卷

*.*.*装订要求

*.*.*.*档案纸张幅面*般不超过（***×*****）纸型，大于**幅面的图纸等要统*折叠成**幅面，文件*律不得裁剪和切边，纸张幅面过小无法装订的应粘贴在**幅面的空白纸上。

*.*.*.*对于破损文件，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。

*.*.*.*去除文件上的易腐蚀的金属物（回形针、大头针、订书针）和塑料夹（膜），以免锈蚀文件。

*.*.*.*每本厚度*-***，*般不宜超过***。

*.*.*.*原件与复制件不宜混装，*式几套的文件中应有*套原件。

*.*.*.*案卷装订完毕后，尽量采用*卷*盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相*致。

*.*.*装订方法

*.*.*.*以“卷”为单位整理的档案，可采用*孔*线方法装订成册。

*.*.*.*采用档案专用线装订，距左边****，中孔居中，*孔之间各为**～****，装订时靠装订边和下边对齐，也就是左边和下边对齐。

*.*.*.* 以“件”为单位整理的档案，亦可采用文书档案的封套套装方式。

*.*、填写卷内备考表

*.*.*卷内备考表要标明案盒内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。

*.*..*立卷人：填写负责整理、装订的人，应手工签名，并填写完成立卷的日期。

*.*.*检查人：填写负责检查的人，应手工签名，并填写完成检查卷的日期。

*.*.*卷内备考表要求打印（除签名外），备考表排列在卷内文件尾页之后。

*.*.*档案盒规格：档案盒长宽尺寸 ：***×***** ；档案盒应使用无酸纸统*制作。

*.*.* 应根据案卷厚度，选择合适规格的档案盒。

*.*.*档案盒脊背应统*打印，使用强力胶粘帖。

*.*、编制案卷目录与移交

*.*.*档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。