全国大学生节能减排社会实践与科技竞赛会务服务项目招标计划公示

会务服务项目招标计划公示

第**届全国大学生节能减排社会实践与科技竞赛定于****年*-*月在******举办。本次竞赛由教育部高教司主办，教育部高等学校能源动力类专业教学指导委员会、******及**************联合承办。竞赛规模****人，总预算***万。基于竞赛统筹规划原则，现需委托会务公司协助我校及首钢京唐公司承办本次竞赛，确保竞赛顺利进行。

* 项目简介

项目名称

“首钢京唐杯”第**届全国大学生节能减排社会实践与科技竞赛

项目背景

大赛充分体现了“节能减排、绿色能源”的主题，紧密围绕国家能源与环境政策，紧密结合国家重大需求，在教育部的直接领导和广大高校的积极协作下，起点高、规模大、精品多，覆盖面广，是*项具有导向性、示范性和群众性的全国大学生竞赛，得到了各省教育厅、各高校的高度重视。****年，第**届大学生节能减排社会实践与科技竞赛由******承办，协办，全国参赛作品达***余件，是*次全国大学生节能减排创新设计的重要赛事。

活动内容

本次活动分为开闭幕式、作品展示、专家评审、分组答辩、专家会议、首钢京唐分会场等活动行程。

活动时间

****年*-*月。

活动地点

******（主会场）、**************（分会场）。

自行踏勘现场

活动资料

本次活动所有官方资料（****、竞赛概况、竞赛动态等）均可在全国大学生节能减排社会实践与科技竞赛官方网站查询和下载。

项目环节

开闭幕式

开幕式时间：*月*日

闭幕式时间：*月**日

开幕式形式：领导致辞、校旗入场、启动仪式等

闭幕式形式：领导致辞、总结、颁奖、会旗交接等

参加人数：****人

场地：******大会堂，内场及看台

内容：开闭幕式主视觉设计、活动场地布置、舞台搭建、舞美音响布置、开幕式演出人员化妆及服装租赁、企业宣传、活动流程执行等。

要求：（*）主馆内场要求完整地面保护，地面保护地毯为展览专用地毯，舞台下方要使用木板等进行场地保护；（*）屏幕尺寸总和不少于**平米，所使用***屏幕规格不低于全彩**屏幕；（*）所使用音响须为水平线声源阵列主音箱，音响不能直接置于舞台，须悬挂确保音响效果；（*）舞台灯光须涵盖配备包括但不限于*****架、***光束灯、***面光帕灯、****灯、*合*、追光灯等，确保会议和舞台效果；（*）开、闭幕式内场突出展现首钢京唐企业宣传元素；（*）投标单位整体设计开闭幕式场地效果并出图；（*）舞台搭建必须进行消电检，并提供检测报告；（*）提供各高校校旗入场旗杆；（*）竞赛结束后要求还原现场环境。

会场入口氛围营造

场地：******大会堂入口处

内容：主入口形象标志性展示、全场索引图、参赛校旗展示（***余所参赛高校）

要求：（*）主入口标志形象须设计新颖美观，符合本次大赛主题；（*）配备*块整场活动场地及功能分区索引图，索引图含设计元素；（*）中标人须策划设计参赛各高校校旗展示方案并配备相应物料。

首钢京唐特装展位

场地：******大会堂门厅中心及室外入口两侧。

内容：企业文化展示（门厅中心）、企业产品展示（室外入口两侧）

要求：（*）协办企业**平场地进行特装，包含但不限于特装展位、液晶电视、洽谈区、休息区桌椅等。（*）负责活动期间企业产品主、分会场间运输及布置。（*）企业产品展示区域搭棚，确保该区域不受天气影响。

*.* 会场作品展示

展位数量：约***件

展位内容：**** *型展位（小孔*棱柱、***展板、桌子*张、椅子*把(桌椅由学校提供)、**楣板、射灯*，电源接线板）

展区位置：******大会堂，内场*楼、*楼、*楼的通道区域

要求：（*）物料装卸区、运输区、布展区均需进行地面保护，地面保护地毯为展览专用地毯；（*）展位所用铝材、板材等物料均需使用*成新及以上标准物料；展位布置区域要充分考虑人员动线及人流疏散等因素；（*）展位接线必须由专业电工进行安装布线，活动期间须安排*名电工进行现场执行，杜绝私自牵线装灯等现象；（*）作品展示区分散至*个区域，配套设计制作布展图、索引图、门楣、展板等；（*）供应商负责将学校提供的桌椅从教学楼搬到会场，待会议结束后再搬回原处。

分组答辩

场地：******核心教学区

数量：多媒体教室**间（答辩用）、休息室*间（专家休息）

内容：包括但不限于席位卡、饮用水、纸巾、办公文具等满足专家及各代表队的答辩需求。

要求：（*）物料均需使用*成新及以上标准物料，配备会议用纸、红黑签字笔、笔记本等，保证每个答辩教室的门牌及组别**对应，标识准确清晰；（*）答辩教室外需设置*人左右休息位；（*）专家休息室提供茶歇服务。

专家组长会议/全体会议

场地：******核心教学区

要求：（*）按照会议人数摆台、配备包括但不限于会议桌、会议椅、音响系统、电脑、话筒等会议物资，满足**人组长会议及**人左右全体会议服务，物料均需使用*成新及以上标准物料，配备会议用纸、红黑签字笔、笔记本、饮用水、纸巾等；（*）提供会堂往返**教学楼摆渡车（路程约****）。

*.* 答辩等待区

场地：******核心教学区

内容：包括饮水机、指示标牌、圆桌及椅子（学校提供）等。

要求：（*）根据等待区人流估算，提前准备充分的茶水及相关用具；（*）答辩等待区的设置应方便答辩区域师生就地休息等待；（*）配置相应的指示标牌；（*）桌椅布置合理。

*.* 新闻媒体办公室

场地：******核心教学区**座

要求：（*）配备**人会议配套桌椅，包括但不限于插排、饮用水、纸巾等；（*）氛围契合大会主题，同时贴近新闻媒体工作者环境。

*.* 成果转化演示及洽谈

场地：******会堂（主会场演示）、首钢京唐报告厅（分会场演示）

要求：（*）主会场及分会场演示区竞赛氛围营造、舞美布置、校企宣传；（*）物料装卸区、运输区、布展区均需进行地面保护，地面保护地毯为展览专用地毯；（*）主会场及分会场成果转化演示区域内合理布置洽谈区，方便投资企业与答辩学生交流讨论，洽谈区安排服务人员对现场进行及时恢复和服务，确保洽谈区干净整洁。

* 项目设计

*.* 导视系统

数量：根据各区位分布，对导视系统进行布点

物料配置：指示系统物料

要求：合理布局方便所有参会人员能方便快捷到达预期目的地，要求各区域配备索引图、各功能区方向指示、各功能区标识。设计风格与大赛风格*致，呼应节能环保主题。

*.* 其他物料设计

设计内容：主视觉、展板、展楣、舞台舞美设计等，需提供各个区域物料设计效果图，舞台设计须提供设计效果图、施工图，配设计说明。

* 项目其他物资

参赛服装

要求：（*）纯棉带领文化衫***件，纯棉*恤****件。（*）中标方负责提供文化衫及*恤的设计稿及实物。

*.* 报到物资

要求：（*）环保帆布袋****个，尺寸不小于**大小；（*）胸牌****个，透明竖款***卡套、红/蓝挂绳、内芯。其中***规格********，内芯规格********，内芯根据提供材料印刷；（*）会议手册****本，会议手册内容由我方提供，中标方负责排版设计及印刷，需包含学校及企业宣传等；（*）提供参赛人员报到物资的分装及发送服务；（*）提供参赛作品打印服务。

*.* 获奖物资及邮寄

内容：奖牌***个（*/*/特等奖***个、优秀组织奖***个，成果转化证书**个）、证书***张（与奖牌对应，赛后邮寄）

要求：（*）中标方需设计制作奖杯、奖牌及获奖证书；（*）获奖证书在赛后由中标方委托顺丰/***邮寄到各高校；（*）中标方提供竞赛前后参赛作品的邮寄服务。

*.* 安保保障物资

内容：安保设备、组织者责任险

要求：（*）提供安检门等安保设备，活动期间对参赛人员及随身物品进行安检，保证活动期间人员安全；（*）依据决赛活动规格购买组织者责任险，以保障决赛期间学生（学生自购保险）、指导教师、评审专家、志愿者、工作人员、保安、保洁、医护等全体活动人员的安全。投保人员按****人计算。

* 项目其他服务

*.* 专家评审

*.*.* 网站评审运营

内容：大赛指定网站开通、评审系统使用、信息发布等。

要求：支付与节能减排竞赛相关网络所有费用。

*.*.* 竞赛作品评审

人员：***人

要求：按照大赛评审费标准支付。

*.*.* 成果转化作品评审

人员：**人

要求：按照大赛评审费标准支付。

*.* 交通服务

*.*.* 评审专家交通服务

人员：***人

路线：首都机场、天津机场、唐山站、唐山北站及*女河机场往返******等*条线路。

内容：接站+送站

要求：（*）正规租车公司提供*座及以下小车，车况良好，证件齐全，保险完备；（*）每辆车配置经验丰富司机*名；（*）每车同乘人数不超过*人（不含司机）；（*）专家等待时间不超过半小时。

*.*.* 主/分会场往返交通服务

人员：成果转化团队成员、首钢京唐参观人员

路线：******往返首钢京唐公司

要求：正规汽车运营集团提供通勤大巴车（核载人数**人）*辆，每辆车配置经验丰富司机*名。

*.*.* 海外团队交通服务

人员：瑞典皇家理工学院*支队*共计*人

路线：斯德哥尔摩往返北京、北京往返******

内容：机票、国内交通费、住宿、餐饮。

*.*.* 就餐服务

要求：（*）自助餐形式，***人；（*）发放面值***元饭卡/每人，共计***人；（*）盒饭，***人。

*.*.* 学生住宿服务

人员：***人

地点：******教师公寓

要求：（*）每间房入住学生人数不能超过*人；（*）用水、用电方便安全，并配备独立卫生间；（*）房间床单布草需要每天更换；（*）按照后勤集团床位价格标准执行。

茶歇服务

人数：***人

要求：按照会议标准执行，其中点心不少于*种，水果不少于*种，饮品种类包括但不限于茶、咖啡和水。

*.* 不可预见服务

内容：会议（竞赛）期间产生的不可预见费用。

要求：此项费用应包含在总费用内，用以应对会议期间突发状况，预计费用**万元。费用使用事项由双方协商决定。

项目实施要求

项目实施总体进度要求

本项目完成时间为****年*月，投标人应根据这*要求，制定项目总体进度计划及资源保障计划，并按计划实施。

投标人须在投标文件中包含项目进度计划，详细阐述项目过程中主要里程碑节点、时间计划安排。

项目团队要求

项目团队人员配置科学合理、分工明确，投标人应根据这*要求，制定项目人员安排计划，明确岗位职责，并按计划实施。

投标人须在投标文件中包含人员安排计划，详细阐述项目过程中主要阶段的人员计划安排。

项目团队人员配置至少应包括项目经理、技术负责人员、设计师、搭建管理人员、**管理人员、物资管理人员、安保管理人员、后勤管理人员、施工工人等角色。

项目团队需保持稳定。供应商应承诺项目经理、技术负责人必须专职承担本项目工作，未经客户单位许可不得更换。供应商应提出具体管理措施，以确保该承诺得到落实。在项目实施过程中，供应商须按照采购单位的要求更换建设单位认为不合适的人员。

项目实施过程管理要求

活动策划阶段要求

投标人应调研活动开展现状及有关详细需求，明确细化具体的活动策划执行任务，建立完整的活动策划框架以及具体实现的方法，形成详细的设计文本。参考项目确定的总体时间进度、质量等要求，制定项目施工时间进度计划，同时根据项目的实际情况，进行必要的项目实施风险分析，提出详细的风险规避办法和措施。明确项目实施需要的技术标准、设计规范以及项目实施的文档规范等，活动策划方案与采购单位保持密切沟通并得到确认。

部署实施阶段工作要求

）部署实施计划

投标人须按照采购单位要求制定项目部署计划（含工作计划和技术方案），完成系统部署实施工作。

*）文明搭建组织实施

确保文明施工，投标人必须按照采购单位要求制定文明搭建组织实施方案，确保对活动现场的保护到位，不得因搭建和活动造成活动场地的破坏。

*）确保安全施工、做好活动现场安全管理

投标人必须按照采购单位要求制定安全搭建体系、现场安保服务方案、各类安全应急预案、部分项目消电检计划等

*）现场各区域物料及功能维护

投标人必须按照采购单位制定各项设备、物料、展位等现场维护方案，确保活动现场各功能区物料、设备以最好的状态呈现。

项目验收要求

对于舞台舞美出具消电检检测报告，展览、导视系、功能区布置统等项目的数量、规格及其他要求由采购单位进行验收，根据采购单位要求投标人须做出承诺第*时间整改调整，直至合格。

保密要求

投标人必须大赛相关文件以及由采购单位提供的所有内部资料、文档、数据和专家信息予以保密。投标人必须遵守与建设单位签订的保密协议，未经采购单位书面许可，投标人不得以任何形式向第*方透露。

注：最终商务及技术要求以招标文件为准

项目联系人：

刘老师（冶金学院）*******

孙老师（教务处）*******

闫老师（国有资产处）*******

国有资产处

****年*月**日