广东省公安厅2021-66档案数字化三期项目采购更正公告（第一次）

原公告的获取招标文件结束日期:****-**-**，更正为：****-**-**。

原公告的投标文件提交截止时间:****-**-** **:**:**，更正为：****-**-** **:**:**。

原公告的开标时间:****-**-** **:**:**，更正为：****-**-** **:**:**。

广东省公安厅****-**档案数字化*期项目更正公告

广东省公安厅****-**档案数字化*期项目已于****年**月**日在中国政府采购网(***.****.***.**)，广东省政府采购网(*****://*****.***.**.***.**/)发布，原《采购项目需求书》按以下内容更正：

采购项目需求书

*、项目概况

*.项目名称：广东省公安厅****-**档案数字化*期项目

*.采购预算：***.**万元

*.项目内容：对***万页纸质档案（包括文书档案、出入境档案、照片档案等）及***万页工程审计档案进行整理、著录、扫描前预处理及纸质档案数字化加工服务工作，最终目录数据及数字化成果需挂接到广东省公安厅现有档案管理系统中，以数据挂接数量为准。

*.项目参考及依据的标准

（*）档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《纸质档案数字化技术规范》（**/***-****）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【****】*号）

《电子文件归档与管理规范》（**/******-****）

《档案分类标引规则》（**/* *****-**）

《档案主题标引规则》（**/*  **—****）

《档案著录规则》（**/* **-****）

《归档文件整理规则》（**/* **-****）

《**/* *****-****中国档案机读目录格式》

*.项目建设内容清单*览表：

*、项目内容

*、档案数字化加工服务

本期项目需要完成***万页纸质档案（包括文书档案、出入境档案、照片档案等）及***万页工程审计档案进行整理、著录、扫描前预处理及纸质档案数字化加工服务工作，最终目录数据及数字化成果需挂接到广东省公安厅现有档案管理系统。根据国家及相关标准通过人工及计算机辅助对档案按标准和规范进行整理核对、扫描前预处理，然后通过相关设备进行数字化加工扫描、目录录入、图像处理、内部质检等环节，达到纸质档案数字化的效果；同时，在数字化加工的过程中，*并进行档案目录数据的核对修正或补录及条码信息打印粘贴。在整体环节完成后，对数据进行统*质量检查、数据关联挂接、光盘刻盘等，从而完成数字化加工的整体过程。数字化加工由采购单位安排在固定的场地进行。

上述过程中所涉及的档案袋（*****×*****）、档案盒（***无酸牛皮纸）等耗材由中标方负责购置，其中出入境档案重新按*人*袋进行入袋装订，档案盒全部换新。

*.*档案调卷

调卷数量控制为*周工作量，做到*周内扫完*批，周*上午调卷，周*下午还卷，扫*批还*批，数据提交*批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

*.*整理核对

　　安排精通档案的专业人员，管理整理核对工作，其他核对人员必须工作认真细致，小心谨慎，严禁破损档案的*切行为，并严格遵守保密制度。

　　整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时，派专门人员，到目录室，把该批档案的目录取出来；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在广东省公安厅工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新归类，顺序不对，调整、放好，并确定目录无误，同时，填写差错报告。

有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

*.*贴条码

将扫描完毕的纸质档案装订成册后，安排精通档案的专业人员，对有需要贴条码的档案要负责条码的粘贴工作，工作人员必须工作认真细致，小心谨慎，生成、打印条形码，打印粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴无误。粘接与盖章时注意保护原档案，不能损坏文件，保证案卷资料完好无损，填写交接清单。

*.*目录修改及录入

对于档案目录数据，如果已有相关目录数据则需要进行逐条核对，仔细修改，在广东省公安厅档案管理人员的指导、监督下，进行修正。

对于档案实体目录数据欠缺和不符合目前规范的，需要按广东省公安厅的目录著录要求进行录入。

　　根据整理核对人员的差错报告，在广东省公安厅管理人员指导下，进行更正，确保目录准确无误；

　　将档案原件目录对照数据库内的数据（已有）检查，发现错误疏漏，在广东省公安厅管理人员指导下，进行改正，如果目录有错漏，必须进行修正。

　　工作统计登记，填写目录修改登记表，责任到人。

*.*原件拆卷

    在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程，拆卷流程应注意以下要点：

*.* 档案扫描

采用专业文件扫描仪，采用流水线作业方式；扫描人员到拆卷人员处领取文件，当面清点，核实无误，双方进行登记；发现错误，进行原件拆卷的返工；扫描完成，进行清点，按原先秩序放回档案袋，交付原件装订人员。工作统计登记，责任到人。

根据档案原件质量的情况，将纸质较差的放置平台扫描仪上单页扫描；只有较好纸张才高速扫描。对档案采用彩色进行扫描，分辨率为******，采用****（**）、****格式存储。

多页粘贴在*起，要分开单独处理。注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为；*张*张清点核对，确保文件无误，放入指定的档案袋。

*.* 图像处理

图像加工处理：遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则，利用数字化加工软件对扫描的图片进行加工裁剪、纠偏、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现是由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不*致时，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。影像正立，正负角度倾斜不超*度。

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则。

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

图像失真控制，影像幅面大小同原件*致，确保印章的扫描和处理尽可能清晰，图像与实物在*：*比率下必须与原件*致，要确保同等纸张大小的图像打印件与原件大小相同。

*.* 数据存储

对扫描文件进行检查，要求认真细致。

数据存储人员，对扫描后的数据进行检查，与原件进行核对，与文件编码进行核对，核实无误后，进行临时存储区域；

数据存储人员位置交换，重复上述工作，核实无误后，将临时存储区域的数据放入光盘刻录区域，同时，进行存储介质备份，防止数据毁损。

发现错误，进行扫描返工。

工作统计登记，填写检查问题登记表，责任到人。

*.* 质量检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件*致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

*.** 光盘刻录

将扫描形成的图片文件全部采用光盘刻录,光盘刻录必须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开。光盘刻录必须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开。

*.** 数据挂接

对数据挂接工作，必须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据。检查档案目录数据及对应图像。

 (*) 数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每*份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否*致等。通过每*份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的*致性和唯*性，建立起**对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。提供相应软件，实现目录检索和数据关联。

(*) 汇总挂接：数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在广东省公安厅的配合下，通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接，挂接到广东省公安厅指定的专门管理系统中。

*.** 原件装订

保持档案的排列顺序不变，安全、准确、无遗漏；

以卷为单位的档案，*孔*线，装订牢固；

以件为单位的档案，用不锈钢钉装订还原或者装入档案袋；

工作统计登记，责任到人。

*.** 档案归还

将扫描完成并通过验收的纸质档案按照批次列出交接清单归还广东省公安厅，档案归还前应提前向广东省公安厅提出申请。外包服务商的调卷人和广东省公安厅的工作人员*起，办理好归还手续，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行档案内容、目录、数量的核对，不能有任何差错。

档案归还时有双方负责人当面对数量进行清点，并在档案数字化处理调卷登记本上签字确认。档案归还人员，对档案逐页清点，办理归还手续。不得有差错。根据调卷登记表，对档案逐页清点；办理归还手续，填写借档还档登记表；发现错误，进行返工；工作统计登记，责任到人。当天借出的档案，必须当天归还到临时档案柜，锁好档案柜，不得将任何档案带出工作间或摆放在工作间；每周*下午，必须将临时档案柜中的档案交还广东省公安厅库房，确保档案安全。

*、设备与软件配置

配套设备如下：

根据现场施工的具体情况进行商定，以上设备可根据现场情况增减。

上述设备由中标人提供，项目完成验收后，设备（除存储硬盘外）归中标人所有，所用存储硬盘留归广东省公安厅所有。

*、实施人员要求

*）中标供应商的实施团队需要有档案信息化项目经验，团队成员须经过档案、保密培训。最少提供**人（具体提供的人员以满足采购人具体工作需要为准），必须有*名项目经理和*名技术工作人员驻场在数字化工作室，中标供应商在项目实施过程中需要提供*支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购单位审核。

*）进行档案数字化团队所有人员须经采购人确认同意后方能进场工作，如须更换工作人员，须在*个工作日前向采购人提交人员更换申请单，经过采购单位确认同意后方能进行人员的更换。

*）所有项目人员的食宿、交通和综合工作待遇等*切费用由中标供应商负责。中标供应商需对项目人员进行安全教育，项目过程中如发生工伤事故则由中标供应商负责，采购人无需对此承担责任。

*）中标供应商负责本项目的人员须遵守采购单位各项管理制度，如有违反，采购单位可要求中标供应商更换违纪人员，中标供应商不得对此提出异议。

*）如装订人员出现错误较多、严重或多次无故延迟装订，造成较大影响的，采购单位可要求中标供应商更换装订人员，中标供应商不得对此提出异议。

*）作息时间：要求服从采购单位的工作时间管理，工作人员上班时间应佩带工牌。

*、项目工期

（*）中标人应自中标公告发出之日起**个工作日内，与采购人签订合同。

（*）合同生效后**日内，中标人根据采购人统*要求和进度，完成以下工作：*、携带承诺配备的本项目主要设备到用户指定地点，完成本项目的部署、软件硬件设备调试安装；*、加工人员到位，可以正式开展广东省公安厅档案馆纸质档案数字化建设工作。

（*）工期：合同生效后*年内完成所有纸质档案数字化建设及配套的硬件采购工作。

*、保密要求

*、中标供应商在加工过程中所使用的加工设备需要采用特殊专业的保密设备或技术来控制安全性。具体功能要求：

（*）能够对扫描专用计算机的移动存储介质使用进行有效控制，非指定的移动存储介质无法到专用计算机上使用。

（*）能够对扫描专用计算机的光盘驱动器、本地打印机、数码图形仪、调制解调器、串行通讯口、并行通讯口、红外通讯口、****无线网卡、蓝牙等进行启用和禁用控制。

（*）具有日志审计功能。

*、中标供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案数字化工作须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标供应商应做到：

（*）中标供应商参与本项目的所有工作人员须为中华人民共和国境内公民（法律另有规定的除外），并通过采购人的审核，并登记备案。中标供应商须向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人*式*份），工作人员身份证复印件及无犯罪记录证明（每人*式*份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员*式*份）。

（*）项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，须提前*周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，中标供应商需在人员离岗后*周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

（*）中标供应商参与本项目的工作人员须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

（*）除钥匙及眼镜等外，中标供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含*盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、***、***、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。　 

（*）未经采购人批准，中标供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

（*）中标供应商工作人员剔除同*案卷内的重复文件须经采购人有关人员审核同意方可实施。

（*）数字化处理工作室内的废纸须集中放置，中标供应商每星期清理废纸不能超过*次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

（*）中标供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（*）中标供应商及其所有工作人员须向采购人提供书面保密承诺。

（**）投标供应商要在投标时承诺：

按照采购人的需求，在项目运行期间免费提供扫描加工数据验收系统供采购人使用（产权归中标人），使采购人及质量检查方能顺利对加工数据进行质量检查。

（**）为保证项目系统的正常运转，中标供应商在整个项目运行期间，项目经理和*名以上系统维护人员须驻场。中标供应商需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于**％。

（**）投标供应商须承诺在项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件需使用正版软件。（例如：*******,******等）。

（**）安全保障：为保证项目安全，项目结束，本项目使用的所有数据及数据储存设备均归采购人所有，包括不限于因项目需要中标供应商自带加工场所使用的硬盘及其他存储设备。

*、售后服务

（*）投标人应为采购人提供*年的免费售后服务，为采购人作技术支持，保障好数据的挂接，服务期内如采购人发现档案扫描文档和著录信息出现差错的，中标人应及时免费予以修改。

（*）须提供常设每周*天***小时服务专线和长期的技术支持，售后服务机构须设专业人员提供远程服务。对于采购人的服务请求，投标人必须在*小时内响应，**小时内到达现场。*般问题*小时内解决，对于重大问题不能超过**小时。不得影响采购人的正常工作业务。

*、派驻人员培训要求

*.  上岗前掌握工作制度、规范，熟悉设备操作，工作流程。

*.  组织对本行业相关项目进行调研，学习、交流工作经验。

*.  及时了解数字化工作最新的设备、技术。

*、验收要求

*、项目验收应按照广东省公安厅《厅机关科技信息化建设项目验收管理办法（试行）》执行，分为中期验收和最终验收。档案整理数字化产量完成合同总额**%工作量之后,双方组织*次中期验收。档案整理数字化产量完成合同总额***%工作量之后，根据数字化处理交付使用后的结果（如数量准确、质量合格，达到用户要求），中标人需对数据自检合格后提出申请，双方组织最终验收。（其中最终验收内容包含中期验收内容在内的项目全部工作量）。

*、采购人对中标人挂接完毕的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。验收以抽检方式进行，抽检比率为*%，根据采购单位提供的《纸质档案数字化加工验收标准》（标准在入场服务时提供）进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到***%,其他项目合格率达到**.*%以上的，予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，作为验收合格凭证。抽检合格率低于**.*%的，提交验收的当批次数据全部发回中标人重新自检，自检合格后再提交验收。在退回自检期间，采购单位办公室档案科将不再向中标人提供扫描档案。同*批次数据提交验收，经两次验收仍不合格的，扣除当批次相应价款，即此批次不进行计价；经*次以上验收不合格的，按合同约定承担相应责任。

*、档案实体验收。档案实体验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到***%的予以验收通过。

*、数据验收合格后，中标人需刻录硬盘备份*式*份移交给采购单位；目录和全文数据要向采购单位内网电子档案综合管理系统数据库迁移，其中目录还需打印出纸质目录。

*、付款方式

*、合同签订*个工作日内，采购人启动财政支付流程向中标人支付合同中档案整理数字化费用总额的**%；

*、档案整理数字化产量完成合同总额**%工作量之后，根据数字化处理交付使用后的结果（如数据库运行稳定，数据准确，达到用户要求），双方组织中期验收，验收通过，采购人启动财政支付流程向中标人支付合同中档案整理数字化费用总额的**%；

*、档案整理数字化产量完成合同总额***%工作量之后，根据数字化处理交付使用后的结果（如数量准确、质量合格，达到用户要求），双方组织最终验收，验收通过，采购人启动财政支付流程向中标人支付合同中档案整理数字化费用总额的**%；

*、项目总价=需要完成量×档案数字化单价的方式结算（扫描页数计算单位以**幅面计算，小于**幅面按**幅面计，*页**=*页**, *页**=*页**, *页**=*页**, *页**=**页**,超过**以**幅面计。）

*、以上款项支付不得违反财政主管部门相关规定。

*、数字化加工系统软件功能演示

结合本项目实际需求要求，对投标人拥有自主知识产权的档案数字化加工系统进行讲解和介绍，并对档案数字化加工系统关键功能进行演示，演示应包含以下：

*、案件信息自定义录入及导入，可针对不同需求，自定义录入或导入的信息点；同时具有自定义的数据导出功能，可按要求导出不同格式要求的成果文件；

*、系统可灵活定义流程环节，适应不同的档案数字化加工流程；

*、系统内部可生成双层***文件，同时进行加密及数字签名等安全功能；

*、系统提供人物肖像识别功能，能从档案扫描图像中，识别出人物肖像并自动截取出人物肖像的图片，可由人工确认识别的肖像是否准确，提高图像数字化处理效率；

*、系统提供*键优化扫描件功能，可对因扫描设备及纸张等原因造成的图片不清晰进行处理；

*、系统对扫描件中不清晰的红色或蓝色印章和指纹，做独立针对性的效果增强处理，同时不影响其他内容的原文效果；

*、系统提供智能化著录功能，针对图像的指定区域内文字自动识别，可动态指定识别区域，自动填充著录案卷信息；

*、系统提供档案页面条码、*维码识别功能，可自动识别档案上的条码、*维码；

*、系统提供自动打页码功能，对档案页面自动打上页码；

**、系统提供自动检测扫描仪合盖状态的功能，以确保档案原件是在扫描仪合盖的状态下才能进行扫描，以保证原件的扫描质量。同时提供扫描仪合盖自动扫描功能，提高扫描效率同时保证扫描质量。

投标人需自行准备设备及相关资料进行演示，演示时间为**分钟。

无。

*.釆购人信息

名  称：广东省公安厅

地  址：黄华路**号大院

联系方式：***********

*.釆购代理机构信息

名  称：广东省建东工程监理有限公司

地  址：广东省广州市天河区先烈东路***号

联系方式：***-********

*.项目联系方式

项目联系人：代云梦

电  话：***-********